«Зрелость закупочного процесса во многих компаниях оставляет желать лучшего»
Многие закупки в компаниях и на предприятиях проходят в виде торгов. Автоматизация этого процесса позволяет закупщикам расширить число поставщиков и выбирать из лучших предложений. Важно и то, что процедура становится прозрачной: это резко снижает вероятность махинаций со стороны участников. О том, как сделать торги наиболее эффективными для заказчика, и почему новая технология иногда встречает сопротивление рынка, рассказал директор по образованию и консалтингу сервиса Bidzaar Виктор Коданев
Громоздкие и непрозрачные торги
Компании каждый месяц проводят сотни или даже тысячи закупочных процедур в виде торгов. Удивительно, но даже у крупного бизнеса эти процессы далеко не всегда автоматизированы.
Выбор поставщиков для торгов «вручную» выглядит примерно так. Получив заявку на нужный товар или услугу, закупщики зачастую начинают искать контрагента в интернете «с нуля». Собственные структурированные базы поставщиков в той или иной отрасли существуют не у каждого бизнеса – даже в виде таблиц Excel.
Закупщики обзванивают несколько компаний, высылают им по почте или в мессенджерах условия торгов. Принцип выбора потенциальных поставщиков обычно остаётся на усмотрение этого специалиста. Если поставщику интересно – он присылает заявку для участия в торгах. При таком подходе, как правило, в них участвуют единицы. И далеко не факт, что именно у этих игроков лучшие предложения на рынке.
Казалось бы, закупщика каждый день атакуют потенциальные поставщики с десятками предложений. В чём проблема перед началом очередных торгов поднять базу и отобрать кандидатов? Но все входящие предложения обычно сразу же отправляются в корзину, а от назойливых поставщиков всеми способами пытаются отвязаться. Когда же их услуги вдруг становятся нужны – координаты компаний уже не найти. В итоге закупщик два раза тратит время впустую: сначала на «прятки» от поставщиков, а потом – на их поиски.
Результат «ручной» работы закупщиков – низкая эффективность: в торгах участвует мало поставщиков, их цены и условия не всегда оптимальные. Ещё один важный нюанс – непрозрачность «ручного» выбора исполнителя. Проверить ход и результаты торгов сложно, а закупщики могут быть мотивированы поставщиками. Например, руководство спрашивает у закупщика, почему в торгах участвует только три поставщика. А он объясняет: «Я всем отправлял предложение, но отозвались только три компании». И попробуй это проверь!
Решение для выгодных закупок
Мы придумали IT-решение для проблемы непрозрачных торгов. Площадка Bidzaar – это облачное решение для проведения закупочных процедур коммерческими компаниями. Она помогает бизнесу в подборе поставщиков в любом регионе и по любой категории. Для этого мы задействуем алгоритмы искусственного интеллекта. Важно, что использование Bidzaar – это для компаний автоматизация без инвестиций. Сервис доступен к использованию почти моментально, его установка занимает минуты.
Компания-заказчик публикует запрос в текстовом виде (например, «нужны строительно-монтажные работы по возведению ангара в Иркутске») и прикладывает техзадание. Искусственный интеллект считывает содержание письма и задания, понимает особенности заказчика и его задания. На основе этого запроса ИИ анализирует большие массивы данных внутри нашей площадки и за её пределами. В частности, ИИ анализирует ассортимент поставщиков сервиса «1С:Бизнес-сеть.Торговая площадка» и использует эти данные для повышения эффективности торгов.
Обычный закупщик раньше мог за месяц в лучшем случае провести 6-7 процедур торгов. Их качество – отдельная тема. Теперь запрос в два клика отправляется в десятки компаний, которые одновременно подают заявки на участие в торгах. На нашей площадке есть закупщики, которые проводят по 20-30 качественных и результативных торгов в месяц.
Если искать поставщиков в интернете – можно найти 10 компаний, из которых 2-3 согласятся принять участие в торгах. Как правило, на большее у закупщика просто не хватает сил и терпения. После автоматизации система пригласит к торгам 40-50 наиболее подходящих компаний. Из них подадут заявку 10-12 – и там уже есть, из чего выбирать. За счёт конкуренции и состязательности результат торгов будет уже другим: в плане экономии, инновационности решений, надёжности цепочек поставок.
Сами торги проходят онлайн через платформу Bidzaar – эта процедура тоже автоматизирована. Заказчик может решать, какую информацию открыть поставщикам. Например, они могут видеть самую низкую цену в торгах или свой текущий рейтинг. Так отстающие понимают, что шансов у них пока немного: для победы нужно скорректировать условия.
В торгах соблюдается принцип полной прозрачности. Весь ход торгов можно поднять и посмотреть: кто участвовал, какие подавались предложения, о чём стороны переписывались. Всё это хранится в нашем архиве. При таком раскладе вся работа закупщиков становится прозрачной – воплощать «мутные схемы» уже не получится.
Как получать много интересных предложений
Вторая важная задача, которую решает Bidzaar – формирование реестра поставщиков по категориям. Другими словами, это резерв надёжных поставщиков, наиболее подходящих под требования конкретной компании. Если у неё возникает потребность в товаре или услуге данной категории, она в первую очередь приглашает к участию в торгах поставщиков из своего реестра.
Здесь может возникнуть вопрос: а зачем вообще нужен такой реестр? Ведь сервис всё равно посоветует десятки подходящих поставщиков со всего рынка. Причина в том, что у каждой компании – свои требования к поставщикам. Сервис не умеет читать мысли: он эти требования не знает. И поставщики, которых он рекомендует, могут им не соответствовать.
К примеру, компания работает только с подрядчиками, штат которых – не менее 100 человек. Некоторые прописывают требования к годовому обороту – не ниже определённой суммы. При выборе перевозчика иногда устанавливается требование по минимальному размеру автопарка в собственности. И тут ведение реестра может быть очень полезным. В него включают только те компании, которые полностью соответствуют требованиям заказчика.
При работе с реестром компания не теряет обращения потенциальных поставщиков, которые на данный момент ей не нужны. Теперь закупщик отправляет их по ссылке на платформу Bidzaar, где они могут зарегистрироваться в реестре потенциальных поставщиков этой компании.
Например, фирма аккредитовала семь поставщиков складских погрузчиков. Когда у неё появилась потребность в этом товаре, она оформляет её в виде конкурсного задания. В первую очередь к участию в торгах приглашаются компании из её собственного реестра. Но другие участники рынка тоже могут в них участвовать, если так захочет заказчик – он может их быстро аккредитовать.
Компании имеют возможность пополнять свой реестр потенциальных партнёров автоматически. Для этого им нужно установить на сайт наш виджет. Как правило, его размещают в разделе «Для поставщиков». Там обычно написано: «Для развития честной конкуренции и прозрачности закупок все тендеры проводятся на площадке bidzaar.com. Стать участником просто – перейдите на сайт сервиса и зарегистрируйтесь».
Так реестр потенциальных поставщиков действительно расширяется. Я не раз слышал от знакомых директоров по закупкам, что наличие реестра плюс виджета значительно расширяет воронку поставщиков. Они ищут заказы в интернете, заходят на сайт крупной компании и видят, что им нужно делать. В результате у компании появляется реестр потенциальных партнёров. С их участием торги получаются намного сильнее.
Экономика проекта
В базе данных Bidzaar более 80 000 поставщиков, из них примерно 10 000 ежедневно активно откликаются на заявки и участвуют в торгах. Но этим количеством система не ограничивается. Мы научили искусственный интеллект пользоваться базой сервиса «1С:Бизнес-сеть.Торговая площадка». Он подбирает поставщиков и рекомендует их к торгам исходя из того, что их ассортимент подходит под запрос заказчика.
Мы предлагаем наш сервис в виде двух модулей: поиск поставщиков для торгов и ведение реестра. Подписка на каждый из них стоит 36 000 рублей в год. Некоторые из наших партнёров заказывают только модуль торгов. Но тех, кто устанавливает оба модуля, становится всё больше.
Заказчики и поставщики
Мы выбираем только крупных заказчиков – у них много торгов на большие суммы. Каждый из них генерирует сотни привлекательных торгов в месяц. Поставщики слетаются на них, как пчёлы.
Среди наших партнёров – большинство крупных продуктовых ритейлеров: «Азбука вкуса», «Верный», «Монетка», «Бристоль», «Мария Ра» и другие. Из непищевых ритейлеров можно выделить Sunlight, «Ситилинк». Также работаем с «Билайном», есть партнёры из фарминдустрии.
В 2022 году к нам начали обращаться западные международные компании. Они уже были знакомы с передовым инструментом по автоматизации закупок и после ухода с рынка иностранных вендоров искали лучшее решение для себя. Нашей системой пользуются Carlsberg, Michelin, Bridgestone и другие. Сотрудничаем с очень крупной нефтесервисной компанией Halliburton, её оборот – более триллиона рублей. Её представители ежедневно публикуют у нас свои торги.
Формирование цивилизованного рынка
У сервиса Bidzaar две сильные стороны: техническая составляющая и клиентская поддержка. Работой с нашими партнёрами занимаются около 40 человек. На начальном этапе мы помогаем клиентам настроить сервис, создаём как минимум пару эталонных реестров. В дальнейшем служба поддержки ведёт клиента, помогает с организацией закупок, отвечает на его вопросы.
Сейчас Bidzaar – электронная площадка, которая стремится стать центром компетенций для закупщиков. Мы обучаем их, каждую неделю проводим бесплатные вебинары по темам, связанным с закупками. Рассказываем, как сформировать закупочную стратегию, как закупать тот или иной вид товаров и услуг. Фактически у нас есть отдельная служба, которая занимается клиентским успехом. Она отвечает за то, чтобы наши клиенты были довольны.
В этом году у нас появились категорийные менеджеры. Они занимаются тем, чтобы их категория была максимально наполнена на площадке лучшими поставщиками, которые предлагают максимум возможностей. Категорийщики следят, чтобы заказчики правильно формировали свои процедуры, а поставщики правильно откликались на запросы. Так мы стыкуем потребности бизнеса заказчиков с возможностями поставщиков.
Один из отделов занимается операционной поддержкой тендеров. Сотрудники мониторят, насколько корректно размещён запрос, соблюдены ли основные критерии, правильно ли выставлены объёмы. Если в торгах недостаточно участников, привлекают релевантных поставщиков.
Наш сервис старается помочь обеим сторонам, и дело не только в желании развивать рынок. Если у заказчика будет мало интересных предложений, он может закрыть торги без объявления победителя. А мы зарабатываем только на успешно завершённых сделках. Если заказчик никого не находит или поставщики перестают откликаться – для нас это плохо. Нас можно было бы сравнить с Tinder, если бы эта платформа получала отчисления с каждой свадьбы.
Поиск целевой аудитории
Наша модель привлечения заказчиков – исходящие звонки в крупные компании. Этим занимается целый отдел. Его сотрудники рассказывают о смысле сервиса, приводят в пример другие похожие компании, которые пользуются нашим продуктом.
Надо признаться, рынок реагирует на наше предложение без особого восторга. Пока зрелость закупочного процесса во многих компаниях оставляет желать лучшего. Компании даже с миллиардными оборотами ведут закупки через e-mail и по телефону, составляют списки поставщиков в Excel. Сотрудник уволился – забрал список. И снова неизвестно, кто может поставить товар или услугу.
Многие вообще не понимают, что такое электронная торговая площадка и зачем она нужна. Поэтому нам приходится объяснять с самых основ. Это классические холодные продажи: клиент говорит, что ему «ничего не надо», потом мы напоминаем о себе снова. И постепенно, с третьего-шестого касания доходим до стадии «ну показывайте, что у вас там». Так что цикл сделки у нас длинный – около полугода.
Многие вообще не понимают, что такое электронная торговая площадка и зачем она нужна. Поэтому нам приходится объяснять с самых основ. Это классические холодные продажи: клиент говорит, что ему «ничего не надо», потом мы напоминаем о себе снова. И постепенно, с третьего-шестого касания доходим до стадии «ну показывайте, что у вас там». Так что цикл сделки у нас длинный – около полугода.
Постепенно начинает работать «сарафанное радио». Многие заказчики советуют наш сервис закупщикам из других компаний. Если клиент приходит по рекомендации, цикл сделки не полгода, а всего пару месяцев.
Что дальше
Скоро мы запустим новый сайт. Выложим шаблоны лучших договоров поставки, конкурентные листы, категорийные стратегии. На сайте будет анонсировано огромное количество материалов и мероприятий для закупщиков. Наша цель – чтобы закупщики умели выбирать лучших поставщиков и знали, как это делается.
Проникновение электронных торгов в российском бизнесе пока не превышает 10%. Надеемся, что в ближайшее время он достигнет показателя в 15-30%. Потенциал рынка достаточно большой. В крупных компаниях рано или поздно поймут, что переход на электронные торги может серьёзно повысить рентабельность и конкурентоспособность бизнеса.